JustThis

Vorgangsbearbeitung für StA, Juga, Vollzug

Für Migrationsämter, Staats- und Jugendanwaltschaften, Gerichte und den Vollzug bietet Xplain eine vollständige und workflowbasierte Geschäftskontrolle für die Bearbeitung aller Prozesse innerhalb einer Behörde und auch behördenübergreifend. Über die „Austausch-Plattform“ kann die jeweilige Behörde Meldungen, Dokumente und Daten an Behörden, Partner und Beteiligte gesichert übertragen. Nebst den allgemeinen Modulen für die Verwaltung des Schriftguts und die Geschäftskontrolle ist die Buchhaltung voll in die Lösung integriert mit Schnittstellen zu SAP-Kreditoren und –Debitoren Bestandteil der Lösung ist die in den Workflow integrierte Abfrage auf relevante Datenbanken und ein Scan-Client für den zentralen und dezentralen Posteingang.

«JustThis» ist Teil unserer Produktefamilie für die Innere Sicherheit. Durch den modularen Aufbau sind wir in der Lage, die für die jeweiligen Bedürfnisse optimalen Module zusammenzustellen. Alle Module haben eine einheitliche Benutzerführung und unterstützen den Workflow und Datenaustausch zwischen den einzelnen Anwendungsteilen. Die Module sind in frei wählbaren Kombinationen einsetzbar und werden entsprechend den Rechten jedes Benutzers angezeigt.

Für den Austausch von Daten über Schnittstellen verwendet Xplain nicht jeweils individuelle Schnittstellen, sondern harmonisiert diese über die «Austausch-Plattform». Die Konformität mit den eCH-Standards und den nachvollziehbaren Datenaustausch ist so sichergestellt. Für die Abfrage auf die Systeme des Bundes hinter dem SSO-Portal (z.B. ZEMIS, RIPOL, VOSTRA) kommt der «eneXs-Server» zum Einsatz. Schweizweit wird er bei verschiedensten Kunden für die integrierte Einmalabfrage eingesetzt.

Module JustThis

Geschäftskontrolle

Dank dem Modul Geschäftskontrolle verwalten die Benutzer ihre Informationen in Dossiers und Geschäften. Ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftskontrolle ist die Workflow-Steuerung mit Aufgabenzuordnung mit Termi-nen sowie Workload-Übersicht und Terminkontrolle. Diese Arbeits-, Kontroll- und Planungslisten werden im Home (Dashboard) angezeigt. Im Rahmen eines Geschäfts können die Nutzer strukturierte Daten (beispielsweise) über

• natürliche und juristische Personen mit Aliassen
• Adressen und Erreichbarkeiten
• Ausweise
• Sachen
• sowie erstellte Dokumente und Akten
• und empfangene und gesendete Dokumente speichern.

Abhängig vom jeweiligen Anwendungsbereich können zusätzlich die Anzeigen, Urteile und Sanktionen verwaltet werden. Pro Geschäftsart kann der Administrator einen oder mehrere Workflows konfigurieren. In der Konfiguration lassen sich obligatorische oder optionale Schritte definieren. Diese kann der Administrator mit dem Aufruf von Standardverarbeitungen und von Vorlagen einstellen. Wenn ein Benutzer beispielsweise ein Schriftgut erstellt, wird im Workflow der entsprechende Schritt (Vorgang) angezeigt und die konfigurierte Vorlage aufgerufen.
Alle Benutzer- und Systemaktionen werden im Geschäftsjournal angezeigt. Vorgänge lassen sich Benutzern oder Benutzergruppen als Aufgaben zuweisen. Diese werden im Home (Dashboard) als „meine Aufgaben“ markiert.

Buchhaltung

Das Modul Buchhaltung wird eingesetzt, um Kreditoren- und Debitoren-Rechnungen aus dem Geschäft zu verarbeiten und so eine stete Kontrolle und Übersicht über die Finanzen innerhalb eines Geschäfts zu haben. Die Erstellung der Rechnungen und der Buchungen erfolgen direkt aus dem Geschäft über eine Web-Service Schnittstelle auf das Buchhaltungs-System. Über die selbe Schnittstelle werden die Rechnung und der Status laufend ins Geschäft zurückgenommen. Im Geschäft können die Kreditoren- und Debitorenrechnungen, die Kostengutsprachen und die Fallkostenübersicht direkt bearbeitet und angezeigt werden.









Scan Client und Validierung

Das Modul Scan-Client und Validierung bietet eine umfassende systemische Unterstützung zur Digitalisierung von Posteingängen. Dabei handelt es sich eigentlich um zwei Module, die das Verarbeiten der Eingänge auf potentiell verschiedene Arbeitsplätze und Bearbeiter verteilen kann:

• Der Scan-Client als eigenständiger Client zum Digitalisieren von Posteingängen mittels Stapelscannern.
• Die Validierung als Modul in der Fachanwendung, in dem die digitalisierten Dokumente für die weitere Vorgangsbearbeitung aufbereitet und zugeteilt werden.

Innerhalb des ganzen Input-Vorgangs unterstützen die beinhalteten Scan-Prozesse die automatische Verarbei-tung auf verschiedenen Stufen:

• Image Processing für eine zum gescannten Dokument passende Aufnahme
• Barcode Erkennung für die automatisierte Zuteilung zu Vorgängen
• OCR Erkennung für die Volltext-Suche
• Anfügen von vordefinierten Meta-Daten auf Grund einer Klassifizierung oder des Inhaltes
• Automatismen für die weitere Verarbeitung in der Fachanwendung

Abgerundet wird der Scan Client mit diversen Funktionen zur Bildbearbeitung, Strukturanpassung und Fehlerbe-seitigung sowie einer umfassenden Protokollierung für die Nachvollziehbarkeit des Trägerwandels.

Schriftgut

Das Modul Schriftgut umfasst die Erstellung von Rapporten und Berichten auf Basis von konfigurierbaren Vorla-gen, die Kontrolle und Validierung, die Freigabe und die Verwaltung von Dokumentenversionen. Das Modul besteht aus den Teilen Administration und Schriftgut-Bearbeitung. Die Berichtsvorlagen werden im Verwaltungsteil erstellt. Eine Berichtsvorlage besteht aus drei Hauptelementen:

• der rote Faden mit den Masken
• Standardtexte
• Standardfragen

Der Aufbau der konfigurierten Masken entspricht den in den anderen Bausteinen verwendeten Datenobjekten (Zusammenfassung und vollständige Daten von Personen, Adressen, Ausweisen, usw.). Der Benutzer kann sein Schriftgut einerseits in einer Baustein-Sicht (roter Faden) oder direkt in der Druck-Ansicht erstellen. Diese Ansicht erfolgt entweder in Word (wenn beispielsweise ein umfangreiches Dokument oder eine Befragung erstellt werden soll) oder direkt als PDF.