JustThis

Vorgangsbearbeitung für StA, Juga, Vollzug

Für Migrationsämter, Staats- und Jugendanwaltschaften, Gerichte und den Vollzug bieten wir eine vollständige und workflowbasierte Geschäftskontrolle für die Bearbeitung aller Prozesse innerhalb einer Behörde und auch behördenübergreifend. Über die Austauschplattform kann die jeweilige Behörde den Austausch von Daten mit anderen Behörden und Ämtern kantonal und interkantonal verschlüsselt durchführen. Es gibt nebst den allgemeinen Modulen Rapportierung/Schriftgut und Geschäftskontrolle spezifische Module wie die Buchhaltung, Validierung oder einen Scan-Client für den Posteingang.

Das «JustThis» ist Teil unserer Produktefamilie für die Innere Sicherheit. Durch den modularen Aufbau sind wir in der Lage, die für die jeweiligen Bedürfnisse optimalen Module zusammenzustellen. Alle Module haben eine einheitliche Benutzerführung und unterstützen den Workflow und Datenaustausch zwischen den einzelnen Anwendungsteilen. Die Module sind in frei wählbaren Kombinationen einsetzbar und werden entsprechend den Rechten jedes Benutzers angezeigt.

Für den Austausch von Daten über Schnittstellen verwenden wir nicht jeweils individuelle Schnittstellen, sondern harmonisieren diese über unsere «Austauschplattform» und stellen somit die Konformität mit den eCH-Standards und den nachvollziehbaren Datenaustausch sicher. Für die Abfrage auf die Systeme des Bundes hinter dem SSO-Portal wie dem ZEMIS, kommt unser «eneXs-Server» zum Einsatz, welcher schweizweit bei verschiedensten Kunden eingesetzt wird.

Module JustThis

Geschäftskontrolle

Das Modul Geschäftskontrolle verwalten die Benutzer ihre Informationen in den Dossiers und Geschäften. Ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftskontrolle ist die Workflow-Steuerung mit Aufgabenzuordnung mit Terminen sowie Workload-Übersicht und Terminkontrolle. Diese Arbeits-, Kontroll- und Planungslisten werden im Home (Dashboard) angezeigt. Im Rahmen eines Geschäfts können die Nutzer strukturierte Daten über natürliche und juristische Personen, Aliase, Adressen, Ausweise, Sachen, Anstellungen, Bewilligungen, Löhne usw. sowie erstellte Dokumente und Akten und empfangene und gesendete Dokumente speichern. Pro Geschäftsart kann der Administrator einen oder mehrere Workflows konfigurieren. In der Konfiguration kann es obligatorische oder optionale Schritte definieren. Für die Schritte kann er den Aufruf von Standardverarbeitungen und von Vorlagen konfigurieren. Wenn ein Benutzer beispielsweise ein Schriftgut erstellt, wird im Workflow der entsprechende Schritt (Vorgang) angezeigt und die konfigurierte Vorlage aufgerufen. Alle Benutzer- und Systemaktionen werden im Geschäftsjournal angezeigt. Vorgänge können Benutzern oder Benutzergruppen als Aufgaben zugewiesenen werden. Diese werden im Home (Dashboard) als „meine Aufgaben“ angezeigt.



Schriftgut

Das Modul Schriftgut umfasst die Erstellung von Rapporten und Berichten auf Basis von konfigurierbaren Vorlagen, die Kontrolle und Validierung, die Freigabe und die Verwaltung von Dokumentenversionen. Das Modul besteht aus den Teilen Administration und Rapportierung. Die Berichtsvorlagen werden im Verwaltungsteil erstellt. Eine Berichtsvorlage besteht aus drei Hauptelementen:

- der rote Faden mit den Masken
- Standardtexte, die in dieser Vorlage verfügbar sind.
- Standardfragen

Der Aufbau der in den Berichtsbausteinen konfigurierten Masken entspricht den in den anderen Bausteinen verwendeten Datenobjekten (Zusammenfassung und vollständige Daten von Personen, Adressen, Ausweisen, usw.). Der Benutzer kann sein Schriftgut einerseits in einer Baustein-Sicht (roter Faden) oder direkt in der Word-Ansicht erstellen. In Word sind die Datenbereiche durch Abschnittswechsel gesperrt: wenn er in diesen Bereichen etwas ändern will, fällt er automatisch in den entsprechenden Baustein. So wird sichergestellt, dass Daten und Schrift-gut denselben Inhalt haben. Die Vorlagen können auch beim Erfassen von Prozessen in die Verfahrensschritte eingebunden werden und vom Geschäft aus im Verfahrensschritt erfasst werden.

Buchhaltung

Das Modul Buchhaltung wird eingesetzt, um Kreditoren und Debitoren zu verarbeiten und eine stete Kontrolle und Übersicht über die Finanzen innerhalb eines Dossiers oder in der gesamten Organisationseinheit zu haben. Die FIBU ermöglicht für ausgewählte Benutzer die freien Buchungen und die Nicht-Buchhalter unter den Benut-zern werden durch das System beim Verbuchen von Kreditoren oder Debitoren unterstützt. Ein wichtiger Aspekt der Buchhaltung ist ausserdem die Verwaltung von Budgets für Klienten. Buchungen können in der ganzen Anwendung in verschiedensten Kontexten entstehen: Die meisten Buchungssätze entstehen als Produkt eines Workflowschrittes und nach Regeln, die je nach Applikationsteil ganz ver-schiedenen Bedürfnissen gehorchen. Das System bildet aus den Benutzerangaben mit Hilfe einer konfigurierten Buchungsvorgabe einen oder mehrere Buchungssätze. Der Benutzer bekommt im Normalfall den Buchungssatz, der vom System gebildet wird, nicht direkt zu Gesicht. Trotzdem ist das System in der Lage die Entstehung aller Buchungen transparent darzustellen.









Scan Client und Validierung

Das Modul «Scan-Client und Validierung» bietet eine umfassende systemische Unterstützung zur Digitalisierung von Posteingängen. Dabei handelt es sich eigentlich um zwei Module, welche das Verarbeiten der Eingänge auf potentiell verschiedene Arbeitsplätze und Bearbeiter verteilen kann:

- der «Scan-Client» als eigenständiger Client zum Digitalisieren von Posteingängen mittels Stapelscannern
- die «Validierung» als Modul in der Fachanwendung, in welchem die digitalisierten Dokumente für die weitere Vorgangsbearbeitung aufbereitet und zugeteilt werden.

Innerhalb des ganzen «Input-Vorgangs» unterstützen die beinhalteten Scan-Prozesse die automatische Verar-beitung auf verschiedenen Stufen:

- Image Processing für eine qualitative und dem gescannten Dokument entsprechende Aufnahme
- Barcode Erkennung für die automatisierte Zuteilung zu Vorgängen
- OCR Erkennung für die Volltext-Suche
- Vordefinierte Meta-Daten auf Grund einer Klassifizierung oder des Inhaltes
- Automatismen für die weitere Verarbeitung in der Fachanwendung

Abgerundet wird der Scan Client mit diversen Funktionen zur Bildbearbeitung, Strukturanpassung und Fehlerbeseitigung sowie einer umfassenden Protokollierung für die Nachvollziehbarkeit aufgrund des Trägerwandels.