„Können wir bitte die richtige Akte bekommen?“

Ein Satz, der in Gerichten häufiger fällt, als vielen lieb ist. Und einer, der angesichts immer noch zu vieler Aktenordner im Kern ein strukturelles Problem beschreibt. Das Problem, das es im Jahr 2026 nicht mehr geben dürfte – und auch nicht muss: Informationen sind vorhanden – aber nicht dort, wo sie in diesem Moment gebraucht werden.

Ein Beispiel aus der Praxis: Richterinnen und Richter arbeiten bekanntlich unter hohem Zeitdruck. Verfahren sind komplex. Doch die Unterlagen stammen aus unterschiedlichen Quellen: Papierakten, E-Mails, Fachverfahren, externe Gutachten. Wenn diese Informationen nicht zentral verfügbar sind, beginnt die Suche – mitten im laufenden Verfahren. Ein Worst-Case-Szenario.

Die Realität in vielen Organisationen – auch außerhalb der Justiz – ist bekannt: parallele Systeme, hybride Aktenführung, unterschiedliche Ablagen.

Die Folgen im Alltag: Dokumente liegen an verschiedenen Orten, Versionen weichen voneinander ab, Ergänzungen werden verspätet eingepflegt und Entscheidungen müssen auf Basis fragmentierter Informationen getroffen werden. Das kostet Zeit, Konzentration und damit Geld. 

Digitales Aktenmanagement bedeutet deshalb weit mehr als das Scannen von Dokumenten. Entscheidend ist, dass alle relevanten Informationen vollständig, aktuell und per Knopfdruck verfügbar sind.

Wenn das gelingt, verändert sich der Arbeitsalltag spürbar: 

• Verhandlungen laufen strukturierter
• Abstimmungen werden klarer
• Informationen sind jederzeit nachvollziehbar
• Arbeitsbelastung sinkt, weil Suchen entfällt
• sowie Schwärzungen von Dokumenten

Wir haben etablierte Lösungen, die Aktenführung wirklich digital, nachvollziehbar und praxistauglich machen. Sind Sie bereit für einen kurzen, unverbindlichen Austausch, der sich garantiert lohnt?

Mein Xplain-Team und ich sind für Sie da und freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme unter info@xplain.ch .